Algemene voorwaarden

1. ADVINNO en opdrachtgever

Advinno IT Services B.V., handelend onder de naam ADVINNO, Saffier 28, 1761 VE Anna Paulowna. KvK 95117105. Btw-nummer NL876008878B01. E-mail: info@advinno.nl. Telefoon: 06 51 12 34 83.

In deze voorwaarden is ADVINNO de opdrachtnemer. Opdrachtgever is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. ADVINNO levert op basis van deze voorwaarden uitsluitend aan zakelijke opdrachtgevers.

2. Toepasselijkheid en rangorde

Deze voorwaarden gelden voor offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten voor advies, interim-management en projectleiding, wanneer ADVINNO ze voor of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing heeft verklaard en beschikbaar heeft gesteld.

Afwijkingen gelden alleen als partijen deze schriftelijk overeenkomen. Bij tegenstrijdigheid gaat een uitdrukkelijke afspraak in de ondertekende overeenkomst of opdrachtbevestiging voor op deze voorwaarden. Een verwerkersovereenkomst gaat voor voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

ADVINNO wijst de toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden van opdrachtgever uitdrukkelijk af, tenzij ADVINNO deze schriftelijk aanvaardt. Als opdrachtgever eigen voorwaarden van toepassing verklaart, leggen partijen voor aanvang vast welke voorwaarden gelden.

Als een bepaling niet geldig of niet afdwingbaar is, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen zoeken dan een geldige vervanging die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.

3. Offerte en totstandkoming

Tenzij de offerte anders vermeldt, is deze 30 dagen geldig. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van de offerte of opdrachtbevestiging. Onder schriftelijk vallen ook e-mail en een elektronische ondertekening.

De opdrachtbevestiging beschrijft de werkzaamheden, gewenste resultaten, verantwoordelijkheden, looptijd, tarieven en de afgesproken inzet. Partijen vermelden bij een vaste prijs ook de periode en inzet waarop deze is gebaseerd. Start van werkzaamheden op uitdrukkelijk verzoek van opdrachtgever kan eveneens tot een overeenkomst leiden, mits de opdracht en toepasselijke voorwaarden voldoende duidelijk zijn afgesproken.

4. Uitvoering van de opdracht

ADVINNO voert de opdracht zorgvuldig uit, zoals van een redelijk bekwaam en redelijk handelend beroepsbeoefenaar mag worden verwacht. De dienstverlening is een inspanningsverbintenis, tenzij partijen voor een concreet onderdeel schriftelijk een meetbaar resultaat met bijbehorende voorwaarden hebben afgesproken.

Adviezen worden opgesteld op basis van de informatie en omstandigheden die op dat moment bekend zijn. ADVINNO garandeert geen besparingen, certificering, wettelijke conformiteit of bedrijfsresultaten, tenzij daarover uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.

ADVINNO bepaalt de professionele aanpak binnen de afspraken over de opdracht. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor eigen bedrijfsbesluiten. ADVINNO mag opdrachtgever alleen juridisch of financieel binden voor zover daarvoor schriftelijk een toereikende bevoegdheid is verleend.

Het inschakelen van een vervanger of externe uitvoerder voor een wezenlijk deel van de opdracht gebeurt na overleg en schriftelijke instemming van opdrachtgever. Geheimhouding, beveiliging en eventuele privacyafspraken blijven daarbij van toepassing.

5. Medewerking en toegang

Opdrachtgever verstrekt tijdig de informatie, contactpersonen, besluiten en toegang die redelijkerwijs nodig zijn. Partijen spreken af welke systemen en gegevens ADVINNO mag gebruiken en met welke bevoegdheden.

ADVINNO gebruikt toegang tot klantsystemen uitsluitend voor de overeengekomen werkzaamheden en volgens de overeengekomen beveiligings- en toegangsafspraken. ADVINNO kopieert gegevens niet buiten de klantomgeving, tenzij dit voor de opdracht noodzakelijk en toegestaan is.

Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beheer, back-ups en toegangsverlening, behalve voor taken die uitdrukkelijk aan ADVINNO zijn opgedragen. Deze verdeling neemt de eigen zorgplicht van ADVINNO niet weg.

Als noodzakelijke informatie of toegang ontbreekt, overlegt ADVINNO over de gevolgen voor planning en kosten. Extra kosten of stilstand worden niet zonder onderbouwing en verwijzing naar de afgesproken inzet in rekening gebracht.

6. Wijzigingen en planning

Als de inhoud, omvang of planning moet veranderen, bespreken partijen de gevolgen voor inzet, prijs en oplevering. Meerwerk wordt vooraf schriftelijk overeengekomen. ADVINNO meldt het wanneer een wijziging de gemaakte afspraken raakt.

Termijnen zijn streefdata, tenzij partijen schriftelijk hebben afgesproken dat een specifieke termijn fataal is. Bij dreigende vertraging informeert ADVINNO opdrachtgever en worden de vervolgstappen afgestemd.

7. Tarieven, kosten en facturering

Tarieven en vaste prijzen zijn exclusief btw. Reis-, verblijf- en overige bijkomende kosten worden alleen afzonderlijk berekend als dit vooraf is overeengekomen of opdrachtgever daarmee schriftelijk instemt.

Bij werk op uurbasis factureert ADVINNO de gewerkte uren, in beginsel maandelijks achteraf. Voor een vaste prijs geldt het overeengekomen factuurschema. Een urenraming is geen minimumafname of prijsplafond, tenzij dit uitdrukkelijk is afgesproken.

Tariefwijzigingen gelden alleen na schriftelijke afspraak en werken niet terug. Als opdrachtgever een factuur of urenopgave betwist, meldt hij de reden zo spoedig mogelijk. Het onbetwiste deel blijft op tijd betaalbaar; de melding houdt geen afstand van wettelijke rechten in.

8. Betaling

Opdrachtgever betaalt facturen binnen 14 dagen na factuurdatum, op het op de factuur vermelde rekeningnummer, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

Na het verstrijken van deze betalingstermijn is opdrachtgever in verzuim voor zover de wet dit toestaat en is de wettelijke handelsrente verschuldigd. ADVINNO kan daarnaast de wettelijk toelaatbare en redelijk gemaakte buitengerechtelijke incassokosten vorderen.

Voordat ADVINNO werkzaamheden wegens niet-betaling opschort, stuurt ADVINNO een schriftelijke waarschuwing met een redelijke hersteltermijn. Bij opschorting houdt ADVINNO rekening met de belangen van opdrachtgever en noodzakelijke overdracht; een betalingsgeschil rechtvaardigt geen onzorgvuldig omgaan met systemen of gegevens.

9. Looptijd en wederzijdse opzegging

De overeenkomst heeft de afgesproken looptijd. Beide partijen mogen ook een overeenkomst voor bepaalde tijd tussentijds schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van een maand, tenzij in de opdrachtbevestiging uitdrukkelijk anders is afgesproken. Voor zover nodig wijken partijen hiermee af van artikel 7:408 BW.

De opzegtermijn loopt vanaf ontvangst van de opzegging tot de overeenkomstige dag in de volgende maand. Ontbreekt die dag, dan eindigt de termijn op de laatste dag van die maand. Opzegging hoeft dus niet tegen het einde van een kalendermaand.

Tijdens de opzegtermijn blijven partijen hun verplichtingen nakomen. ADVINNO blijft voor de afgesproken inzet beschikbaar en werkt mee aan een redelijke overdracht. De opdrachtgever is de vergoeding voor die inzet verschuldigd, ook als hij ervoor kiest deze niet meer te benutten, met inachtneming van artikel 10.

Een overeengekomen einddatum of volledige afronding van een afgebakende opdracht eindigt de overeenkomst zonder extra opzegvergoeding, tenzij uitdrukkelijk anders is afgesproken. Doorbetaling loopt nooit automatisch voorbij die einddatum.

10. Annulering en berekening van een maandvergoeding

Annuleert opdrachtgever een bevestigde opdracht voor aanvang, of wil hij na aanvang eerder stoppen dan de opzegtermijn toelaat, dan kan ADVINNO een vergoeding vragen voor daadwerkelijk gereserveerde inzet. Deze vergoeding bedraagt maximaal een maand van de afgesproken inzet en niet meer dan het nog niet verschuldigde restant van de opdrachtprijs. Redelijke, al uitgevoerde werkzaamheden blijven afzonderlijk betaalbaar, zonder dubbeltelling.

Bij een uurtarief is de maandvergoeding het afgesproken uurtarief maal het schriftelijk afgesproken aantal uren per maand. Als partijen uitsluitend een structurele weekinzet hebben afgesproken, wordt deze omgerekend met 52/12 weken per maand, tenzij een andere omrekening is overeengekomen. Zonder afgesproken of aantoonbaar gereserveerde inzet ontstaat geen automatische aanspraak op een willekeurig aantal uren.

Bij een vaste totaalprijs met een gelijkmatig afgesproken inzet wordt de maandvergoeding berekend door die prijs te delen door het overeengekomen aantal maanden. Bij een afwijkende inzetverdeling leggen partijen vooraf een bijbehorende maandwaarde vast. Een totaalprijs van EUR 10.000 voor twaalf maanden geeft bij gelijkmatige inzet een maandwaarde van EUR 833,33.

Dezelfde inzet of periode wordt niet dubbel berekend als uitgevoerd werk, vergoeding tijdens de opzegtermijn en annuleringsvergoeding. Aantoonbaar bespaarde kosten en vervangende inkomsten voor dezelfde vrijgevallen capaciteit worden op de vergoeding in mindering gebracht, voor zover daardoor anders meer dan het werkelijke nadeel zou worden vergoed.

Partijen kunnen altijd schriftelijk een eerdere beëindiging en andere financiële afwikkeling afspreken. Dit artikel beperkt geen wettelijke bevoegdheid tot ontbinding wegens een tekortkoming van ADVINNO en geldt niet als een wettelijke regel de vergoeding verbiedt of beperkt.

11. Tekortkoming en overmacht

Bij een toerekenbare tekortkoming geeft de andere partij eerst schriftelijk aan wat niet is nagekomen en biedt zij een redelijke termijn voor herstel, tenzij herstel onmogelijk is, een fatale termijn is verstreken of de wet een ingebrekestelling niet vereist. Daarna kan de benadeelde partij gebruikmaken van de wettelijke mogelijkheden tot opschorting, ontbinding en schadevergoeding.

Overmacht betekent een omstandigheid die volgens de wet en de overeenkomst niet aan de betreffende partij kan worden toegerekend. Niet iedere storing, ziekte of vertraging van een leverancier is automatisch overmacht. De getroffen partij meldt de situatie en probeert de gevolgen te beperken.

Als overmacht de uitvoering langer dan 30 dagen onmogelijk maakt, mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde deel schriftelijk beëindigen. Deugdelijk uitgevoerd werk blijft betaalbaar. Vooruitbetalingen voor niet geleverd werk worden terugbetaald. Voor de periode die door overmacht niet kan worden uitgevoerd geldt niet daarnaast een annuleringsvergoeding.

12. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs behoren te kennen als vertrouwelijk. Zij gebruiken die informatie alleen voor de overeenkomst en delen die alleen met personen die deze voor de uitvoering nodig hebben en aan passende geheimhouding zijn gebonden.

De verplichting geldt niet voor aantoonbaar openbare informatie, rechtmatig zonder geheimhoudingsplicht ontvangen informatie, zelfstandig ontwikkelde informatie of een wettelijk verplichte verstrekking. Voor zover toegestaan wordt de andere partij vooraf geïnformeerd over een verplichte verstrekking.

De geheimhouding blijft na beëindiging bestaan zolang de informatie vertrouwelijk is. ADVINNO publiceert geen opdrachtinhoud, herkenbare ervaringen, logo’s of persoonsgegevens van betrokkenen als referentie zonder voorafgaande afstemming en de benodigde toestemming. Het enkele bestaan van een zakelijke relatie geeft geen toestemming voor publicatie van vertrouwelijke gegevens.

13. Persoonsgegevens

Iedere partij is verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving voor de verwerkingen waarvoor zij verantwoordelijk is. Toegang door ADVINNO tot persoonsgegevens blijft beperkt tot wat noodzakelijk is voor de opdracht en tot de verleende bevoegdheden.

Voor aanvang beoordelen partijen op basis van de feitelijke werkzaamheden hun privacyrollen. Als ADVINNO persoonsgegevens als verwerker voor opdrachtgever verwerkt, sluiten zij vóór die verwerking een verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG. Deze algemene voorwaarden en de privacyverklaring vervangen die overeenkomst niet.

ADVINNO meldt een ontdekt beveiligingsincident dat persoonsgegevens of systemen van opdrachtgever raakt zonder onredelijke vertraging aan het aangewezen contact en verleent de redelijkerwijs benodigde medewerking. Na de opdracht wordt toegang beëindigd en worden klantgegevens volgens de afspraken teruggegeven of verwijderd, behoudens een specifieke wettelijke bewaarplicht.

14. Intellectuele eigendom en gebruik

Rechten op bestaande methoden, modellen, sjablonen, hulpmiddelen en algemene kennis blijven bij de oorspronkelijke rechthebbende. Opdrachtgever behoudt de rechten op eigen informatie en materialen.

Na betaling krijgt opdrachtgever een blijvend, niet-exclusief recht om specifiek voor hem opgeleverde adviezen en documenten te gebruiken, intern te wijzigen en te delen met zijn adviseurs en uitvoerende leveranciers voor het doel van de opdracht. Vertrouwelijkheid en rechten van derden blijven gelden.

Overdracht van auteursrechten, exclusiviteit of een verdergaand gebruiksrecht wordt afzonderlijk schriftelijk vastgelegd. ADVINNO mag algemene vakkennis blijven gebruiken zonder vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van opdrachtgever openbaar te maken.

15. Aansprakelijkheid

ADVINNO is aansprakelijk voor schade die het toerekenbare gevolg is van een tekortkoming of onrechtmatige daad. Waar herstel mogelijk is, krijgt ADVINNO eerst een redelijke kans om te herstellen overeenkomstig artikel 11.

Voor zover de schade door een toepasselijke aansprakelijkheidsverzekering wordt vergoed, is de aansprakelijkheid van ADVINNO per gebeurtenis beperkt tot het voor die schade uitgekeerde bedrag, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.

Voor zover geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de totale aansprakelijkheid per opdracht beperkt tot het voor die opdracht gefactureerde of verschuldigde honorarium, exclusief btw en kosten van derden, over de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. Als de opdracht korter loopt, geldt het honorarium over die kortere periode; vóór de eerste facturering geldt ten minste de afgesproken maandwaarde van de inzet als bedoeld in artikel 10.

Uitgesloten zijn gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Redelijke kosten ter vaststelling en beperking van schade vallen niet reeds om die reden buiten vergoeding. De wettelijke regels over causaal verband, eigen schuld en schadebeperking blijven gelden.

De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ADVINNO of haar bedrijfsleiding en niet voor zover toepassing in strijd is met dwingend recht of naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Wettelijke rechten van betrokkenen onder de AVG worden hiermee niet beperkt.

Opdrachtgever meldt schade zonder onredelijke vertraging met voldoende toelichting, zodat ADVINNO de oorzaak kan onderzoeken en de schade kan beperken. Een late melding heeft alleen gevolgen voor zover ADVINNO daardoor daadwerkelijk in haar belangen is geschaad.

16. Klachten en geschillen

Klachten over de dienstverlening kunnen worden gemeld via info@advinno.nl. Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Dit verhindert geen spoedeisende rechtsmaatregel en beperkt geen wettelijke verjarings- of vervaltermijn.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Holland, voor zover een dergelijke forumkeuze wettelijk is toegestaan. Dwingende bevoegdheidsregels blijven gelden.

Een nieuwe versie van deze voorwaarden geldt niet automatisch voor een bestaande overeenkomst. Daarvoor is instemming van partijen nodig.