Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Advinno IT Services B.V., handelend onder de naam ADVINNO, Saffier 28, 1761 VE Anna Paulowna. KvK 95117105. Btw-nummer NL876008878B01. E-mail: info@advinno.nl. Telefoon: 06 51 12 34 83.

ADVINNO is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering, zoals zakelijk contact, offertes, administratie en de website. Vragen en verzoeken over privacy kunt u sturen naar info@advinno.nl.

Deze verklaring gaat over die eigen verwerkingen. Werkt ADVINNO in systemen van een opdrachtgever, dan worden de privacyrollen en afspraken bepaald door de feitelijke opdracht. De privacyverklaring van die opdrachtgever kan dan van toepassing zijn.

2. Welke gegevens gebruiken wij?

Bij zakelijk contact kunnen wij uw naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van berichten, afspraken en correspondentie verwerken. Voor offertes en opdrachten gaat het ook om de gegevens die nodig zijn om de opdracht af te spreken en uit te voeren.

Voor de administratie gebruiken wij onder meer bedrijfsnaam, adres, contactgegevens, factuurgegevens, betaalgegevens en voor zover nodig fiscale gegevens. Bij een eenmanszaak of andere persoonlijk herleidbare bedrijfsgegevens kunnen dit persoonsgegevens zijn.

Bij websitebezoek kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals een IP-adres, datum en tijdstip van een verzoek, opgevraagde pagina, browserinformatie en foutmeldingen. Hosting- en beveiligingsdiensten kunnen deze gegevens in logbestanden vastleggen.

Wij ontvangen gegevens van u, van uw organisatie of van andere betrokkenen bij een opdracht. Zakelijke contactinformatie kan ook uit openbare bedrijfsbronnen of een zakelijk socialmediaprofiel komen. Wij verzamelen voor de eigen bedrijfsvoering niet doelgericht bijzondere persoonsgegevens of kopieën van identiteitsbewijzen. Stuur deze niet mee als dat niet nodig is.

3. Doelen en wettelijke grondslagen

Contact en offertes: wij gebruiken contactgegevens en correspondentie om uw bericht te beantwoorden en een mogelijke opdracht te bespreken. Voor contactpersonen van organisaties baseren wij dit op ons gerechtvaardigde belang bij normale zakelijke communicatie. Als u zelf contractspartij bent, kan de voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst de grondslag zijn.

Uitvoering en beheer van opdrachten: wij gebruiken noodzakelijke gegevens om werkzaamheden af te stemmen, afspraken vast te leggen en contact te houden. Voor een natuurlijke persoon die zelf contractspartij is, is dit nodig voor de overeenkomst. Voor medewerkers en andere contactpersonen van zakelijke opdrachtgevers baseren wij dit op ons gerechtvaardigde belang en dat van de opdrachtgever bij uitvoering van de opdracht.

Facturering en fiscale administratie: voor gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst gebruiken wij de daarvoor geldende grondslag. Voor gegevens die wij verplicht moeten bewaren of verstrekken, is de grondslag een wettelijke verplichting.

Veiligheid en continuïteit: wij gebruiken noodzakelijke technische gegevens om de website en de bedrijfsomgeving beschikbaar en veilig te houden, fouten te onderzoeken en misbruik tegen te gaan. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij beveiliging en een goed werkende dienstverlening. Wij wegen daarbij de privacybelangen van betrokkenen af.

Referenties en publicaties: wij noemen bedrijfsnamen in een zakelijke context. Voor publicatie van logo’s, klantervaringen en opdrachtinhoud stemmen wij het gebruik vooraf af met de klant. Persoonsnamen, herkenbare foto’s en citaten publiceren wij alleen na verkregen toestemming of een vooraf afzonderlijk toegelichte andere geldige grondslag. Toestemming kan worden ingetrokken; dat verandert de rechtmatigheid van eerder gebruik niet.

Voor geschillen en de onderbouwing van onze rechtspositie kunnen wij noodzakelijke gegevens bewaren op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen. Wij gebruiken daarvoor niet meer gegevens dan nodig.

4. Website, cookies en social media

De website heeft geen contactformulier. U kunt contact opnemen per e-mail of telefoon. Voor het gewone openbare websitebezoek gebruiken wij geen marketing- of trackingcookies. Technisch noodzakelijke functies voor bijvoorbeeld het beheer van de WordPress-website kunnen wel eigen opslag of cookies gebruiken.

Het ontbreken van trackingcookies betekent niet dat er geen technische gegevens worden verwerkt: hosting kan loggegevens vastleggen voor werking en beveiliging. Deze verwerking gebruiken wij niet om bezoekers voor advertenties over andere websites te volgen.

Op de website staan links naar externe websites, zoals LinkedIn. Als u zo’n link volgt, gelden daar de privacyregels van die aanbieder. Als u via social media contact met ons opneemt, verwerken wij uw bericht om daarop te reageren; het platform verwerkt daarnaast gegevens voor zijn eigen doeleinden.

Als wij later functies invoeren die andere persoonsgegevens verwerken of toestemming voor cookies vereisen, passen wij de informatie aan en vragen wij die toestemming voordat de betreffende techniek wordt geactiveerd.

5. Toegang tot systemen van klanten

Voor advies, interim-management en projectleiding kan opdrachtgever ADVINNO toegang geven tot systemen en gegevens. ADVINNO gebruikt deze toegang uitsluitend binnen de overeengekomen opdracht, volgens de verleende bevoegdheden en de afgesproken beveiligingsregels.

Toegang tot een systeem geeft op zichzelf geen vrij recht op verder gebruik van de gegevens. ADVINNO gebruikt gegevens uit klantomgevingen niet voor eigen publicaties of marketing en beperkt kopieën tot wat voor de opdracht noodzakelijk en toegestaan is.

Als ADVINNO voor die werkzaamheden verwerker is, worden de verplichte afspraken in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst vastgelegd. Als de werkzaamheden onder het gezag van opdrachtgever plaatsvinden of ADVINNO voor een bepaalde verwerking zelfstandig verantwoordelijk is, worden de daarvoor passende afspraken gemaakt. De feitelijke situatie is bepalend.

Na de opdracht worden toegangsrechten beëindigd en worden gegevens volgens de gemaakte afspraken teruggegeven of verwijderd. Voor eigen facturering en noodzakelijke contractadministratie kan ADVINNO wel een eigen bewaarplicht of geldige grondslag hebben.

6. Dienstverleners en andere ontvangers

Wij gebruiken STRATO voor de hosting van de WordPress-website. Voor e-mail, documenten, bestandsopslag en samenwerking gebruiken wij Microsoft 365, waaronder Office, OneDrive en Teams.

Voor financiële administratie kunnen noodzakelijke gegevens terechtkomen bij de boekhoudkundige dienstverlener of softwareleverancier, de bank en voor zover wettelijk vereist de Belastingdienst. Bij een geschil of verzekeringskwestie kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met een juridisch adviseur, verzekeraar of bevoegde instantie.

Wij delen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Met dienstverleners die als verwerker voor ons optreden, maken wij de wettelijk vereiste verwerkersafspraken. Waar een ontvanger zelfstandig verantwoordelijk is, is deze verantwoordelijk voor zijn eigen verwerking. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Verwerking buiten de EER

Dienstverleners zoals Microsoft kunnen voor bepaalde dienstverlening of ondersteuning persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken of toegankelijk maken. Daarom kunnen wij niet toezeggen dat alle gegevens uitsluitend binnen Nederland of de EER blijven.

Als voor een doorgifte een waarborg nodig is, maken wij gebruik van de daarvoor wettelijk toegestane regeling, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met maatregelen waar nodig. De concrete contractafspraken en de gebruikte dienstverlening zijn daarbij bepalend. U kunt via info@advinno.nl informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en, waar van toepassing, een kopie of verwijzing daarnaar.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij hanteren wij de volgende termijnen en criteria.

Aanvragen en offertes die niet tot een opdracht leiden: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een concreet vervolgcontact met u is afgesproken of een geschil bewaring noodzakelijk maakt.

Algemene zakelijke contactgegevens: gedurende de relatie en maximaal twee jaar na het laatste relevante zakelijke contact. Gegevens in documenten waarvoor een andere noodzakelijke bewaartermijn geldt, worden volgens die termijn behandeld.

Overeenkomsten en relevante correspondentie: gedurende de opdracht en in beginsel vijf jaar na beëindiging, voor vastlegging van de afspraken en eventuele rechtsvorderingen. Alleen noodzakelijke stukken worden bewaard. Bij een lopende rechtsvordering, stuiting of andere specifieke wettelijke noodzaak kan de termijn langer zijn.

Facturen en verplichte financiële basisadministratie: gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn, in beginsel zeven jaar. De termijn gaat lopen volgens de fiscale regels, rekening houdend met gegevens die nog actueel zijn voor de administratie. Een wettelijke langere termijn gaat voor.

Technische beveiligings- en serverlogs: maximaal negentig dagen, behalve voor zover een concreet incident of een wettelijke verplichting een langere bewaring nodig maakt. De ingestelde bewaartermijnen bij hosting en andere dienstverleners moeten daarop aansluiten.

Publicaties op basis van toestemming: zolang de publicatie voor het afgesproken doel wordt gebruikt en de toestemming niet is ingetrokken. Na intrekking verwijderen wij de betreffende persoonsgegevens uit onze eigen publicaties, voor zover wij daarop invloed hebben, of maken wij de publicatie niet meer herleidbaar. Reeds door derden verspreide kopieën kunnen wij niet altijd terughalen.

Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in afgeschermde back-ups of herstelvoorzieningen aanwezig zijn. Zij worden daar niet voor gewone bedrijfsdoeleinden gebruikt en verdwijnen volgens de daarvoor geldende herstel- en overschrijfcyclus. Bij herstel houden wij rekening met eerder ontvangen verwijderverzoeken.

9. Beveiliging

ADVINNO treft technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gegevens, de werkzaamheden en de risico’s. Daaronder vallen het beperken van toegangsrechten, vertrouwelijke omgang met informatie en afspraken met de gebruikte dienstverleners.

Waar persoonsgegevens in een klantomgeving worden verwerkt, gelden de voor de opdracht overeengekomen toegangs- en beveiligingsregels. Geen enkele maatregel kan alle risico’s uitsluiten. Signaleert u een mogelijk beveiligingsprobleem, neem dan contact op via info@advinno.nl.

10. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de grondslag en omstandigheden kunt u ook vragen om beperking van de verwerking of overdracht van gegevens, of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Als verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. Als gegevens voor direct marketing worden gebruikt, kunt u daar altijd bezwaar tegen maken. Niet elk recht geldt in iedere situatie; bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering van bepaalde gegevens verhinderen.

Stuur uw verzoek naar info@advinno.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen als dit nodig is om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren in beginsel binnen een maand na ontvangst. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan de termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval laten wij u binnen de eerste maand weten waarom verlenging nodig is.

Als uw verzoek betrekking heeft op gegevens waarvoor een opdrachtgever verantwoordelijk is, informeren wij u daarover en helpen wij waar nodig om het verzoek bij de juiste organisatie te laten terechtkomen.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. U hoeft daarvoor niet eerst onze klachtenprocedure te doorlopen.

11. Verplichte gegevens, besluiten en wijzigingen

U bent niet verplicht om zonder aanleiding persoonsgegevens aan ADVINNO te geven. Voor een reactie, offerte, opdracht of factuur kunnen bepaalde gegevens wel noodzakelijk zijn. Als deze ontbreken, kunnen wij mogelijk niet reageren, geen overeenkomst uitvoeren of niet aan onze wettelijke verplichtingen voldoen.

ADVINNO neemt op basis van de hier beschreven verwerkingen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Wij passen deze verklaring aan als de dienstverlening of gegevensverwerking verandert. Op de website staat de actuele versie. De vermelde datum helpt u te zien wanneer deze voor het laatst is aangepast.